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Mit Personalrabatt als Benefit profitieren Mitarbeiter doppelt
Viele Mitarbeiter freuen sich, wenn sie zu einem guten Gehalt auch noch die Produkte und Leistungen ihres Unternehmens zu ermäßigten Preisen beziehen können. Viele Arbeitgeber in Deutschland sind auch gern dazu bereit, ihren Beschäftigten derartige Vorteile zu ermöglichen. Sei es für Dinge des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel und Kleidung, für Elektronik, Garten- oder Autozubehör, für Handwerksleistungen oder für größere Anschaffungen wie Fahrzeuge und anderes mehr aus dem unternehmerischen Portfolio: Mit einem schönen Personalrabatt wird der Einkauf beim Arbeitgeber gleich noch einmal so attraktiv. Je nachdem in welchem Umfang und mit welcher Regelmäßigkeit solch ein Rabatt nutzbar ist, wird das Haushaltsbudget der Mitarbeiter kräftig geschont.
Ein Personalrabatt als Benefit bewirkt, dass sich die Arbeitnehmer noch viel mehr mit ihrem Unternehmen verbunden fühlen. Sie erleben, dass der Arbeitgeber ihre Leistung und ihren täglichen Einsatz im Unternehmen anerkennt und wertschätzt und ihnen im Gegenzug einen Mehrwert zurückgeben möchte. Das hat positive Effekte auf die allgemeine Zufriedenheit und die Motivation und kann die Mitarbeiterbindung insgesamt stärken.
Auch das Image der Arbeitgebermarke kann davon profitieren, denn als überzeugte Nutzer der Produkte und Dienstleistungen ihres Unternehmens werden die Arbeitnehmer bereitwillig zu Multiplikatoren und empfehlen diese auch im persönlichen Umfeld weiter. In Zeiten von Fachkräftemangel und Talent-Abwanderungen hören außerdem auch Jobsuchende nur zu gern, dass ein Arbeitgeber in ihrer Region besondere Mehrwerte wie einen Personalrabatt für seine Mitarbeiter möglich macht.
Steuerfreier Personalrabatt – so funktioniert’s
Unternehmen, die Waren produzieren, mit gekaufter Ware handeln oder für ihre Kunden Dienstleistungen erbringen, kennen meist den vom Gesetzgeber gewährten Rabattfreibetrag bis 1.080 Euro im Kalenderjahr, der steuer- und sozialabgabenfrei für „fremde Dritte“ und eben auch für die eigenen Mitarbeiter als Rabatt auf das eigene Sortiment oder die eigenen Dienstleistungen möglich ist (gemäß § 8, 3 EstG). Wenn der Wert des Rabatts eine bestimmte Freigrenze nicht übersteigt, entsteht kein geldwerter Vorteil und ein Mitarbeiter muss diesen Sachbezug nicht versteuern.
Häufig wird ein Personalrabatt jedoch nach einer bestimmten Formel (durchschnittlich 20 Prozent) von diesem Rabattfreibetrag abgezogen. Doch damit werden die Freigrenzen nicht optimal ausgenutzt. Das Risiko: Das Unternehmen kann mit derartigen Nachlässen schließlich auch wichtige Margen verlieren, die es eigentlich gar nicht verlieren müsste. Und es ist noch mehr drin für die Arbeitnehmer – denn es gibt bessere und steuergünstige Lösungen:
Dazu erhalten die Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber Gutscheine als Sachbezüge, die sie dann beim Personaleinkauf einsetzen können. Solche Gutscheine gibt es inzwischen sowohl als digitale Lösungen wie auch als bewährte Papierlösungen. Diese Bezugsvarianten sind möglich:
- Gutscheine als Bestandteil einer Entgelterhöhung (Bonus): Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer zusätzlich zu einer Entgelterhöhung Gutscheine für Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens anbieten. Für den Rabattfreibetrag bis 1.080 Euro kann der Arbeitgeber den Wert der Gutscheine unterhalb dieses Freibetrags halten und dadurch sicherstellen, dass der Personalrabatt steuerfrei bleibt.
- Entgeltumwandlung in Gutscheine: Der Arbeitnehmer wandelt dazu einen Teil seines Bruttogehalts in Gutscheine um, die für Produkte oder Leistungen seines Arbeitgebers einlösbar sind. Das Gehaltsnetto bleibt dabei weiterhin gleich für ihn, während er mit den Gutscheinen nun einkaufen kann. Da der umgewandelte Betrag als Sachbezug gilt, kann der Arbeitnehmer ebenfalls den jährlichen Rabattfreibetrag nutzen. Alternativ oder zusätzlich dazu ist – je nach Personalbudget – noch ein steuerfreier Sachbezug bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro für jeden Mitarbeiter möglich.
So rechnet sich der steuerfreie Personalrabatt
Zur Verdeutlichung hier drei Beispiele, wie sich der Rabatt für Mitarbeiter steuerfrei und für die Unternehmen margenfreundlich gestalten lässt:
Beispiel 1:
Ein Arbeitgeber möchte seinen Leistungsträgern im Unternehmen einen Bonus zukommen lassen, möglichst ohne sie damit steuerlich zu benachteiligen. Indem er Anteile des Bonus in einen Sachbezug mit Gutscheinen umwandelt, kann er ihnen einen Bonus bis zu einer Freigrenze von 1.080 Euro im Jahr steuer- und abgabenfrei ermöglichen. Die Gutscheine können die Mitarbeiter wiederum beim Personaleinkauf einsetzen. So profitieren sie gleich doppelt.
Beispiel 2:
Ein Arbeitgeber bietet seinem Mitarbeiter jeden Monat einen Gutschein im Sachwert bis zu 50 Euro als Benefit, den dieser für Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens einsetzen kann. Dieser Gutschein ist für den Mitarbeiter im Rahmen der Entgeltumwandlung steuerfrei. Er wird nicht als geldwerter Vorteil versteuert, da er noch innerhalb der Freigrenze liegt.
Beispiel 3 – die Kombination:
Der Arbeitgeber ermöglicht seinem Mitarbeiter, einen Teil seines Brutto-Entgelts in Gutscheine umzuwandeln und gleichzeitig noch Gutscheine als Bonus zu erhalten. Dadurch kann der Arbeitnehmer sowohl die Freigrenze bis zu 50 Euro jeden Monat für Sachbezüge und auch noch den Rabattfreibetrag von 1.080 Euro im Jahr voll ausschöpfen und Steuern sparen.
Drohender Margenverlust wird über den Sachbezug abgewendet
Mit der Gutschein-Variante hat auch der Arbeitgeber Vorteile: Er erhält über den Gutschein den realen Kaufwert und nicht den reduzierten Wert für seine Waren und Leistungen – und verliert so auch keine Margen. Die auf diese Weise erzielten Effekte sind beeindruckend: Ein Unternehmen im Lebensmittel-Einzelhandel mit rund 500 Mitarbeitern konnte damit bis zu 200.000 Euro optimieren.
Da das Finanzamt bei Themen wie Mitarbeiterrabatt immer besonders genau hinschaut, scheuen manche Personalabteilungen immer noch davor zurück, obwohl ihr Betrieb attraktive Produkte anzubieten hat. Doch über moderne Plattformlösungen und mithilfe von KI-Unterstützung lässt sich dieser einzigartige Benefit dennoch sehr komfortabel handhaben. Die regelmäßige Zuteilung der Gutscheine für den Personalrabatt und ihre Abrechnung mit dem entsprechenden Mitarbeiter-Lohnkonto werden dazu komplett outgesourct – ohne dass weitere Ressourcen im Unternehmen oder in der Buchhaltung gebunden werden.
Die gesamte Kommunikation, die Umsetzung der jeweiligen Gutscheinlösung, digital per App oder konventionell in Papierform, und der Datentransfer zwischen den Mitarbeitern, dem Arbeitgeber sowie dem Kassen- und Entgeltabrechnungssystem werden automatisiert über ein Webportal speziell für das Unternehmen und mit Schnittstellen zu DATEV, zur Lohnbuchhaltung und anderen involvierten Parteien abgewickelt. Dies schließt auch die Beratungsleistung zur Gutschein-Thematik für die Mitarbeiter ein. Jegliche Störfälle, technischen Probleme oder auch ein anstehender Arbeitsplatzwechsel eines Mitarbeiters werden über das Portal und seine Berater abgewickelt, die bei Bedarf jederzeit telefonisch, per Mail und online für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erreichbar sind.
Personalrabatt – der Benefit, der ganzjährig Freude macht
Warum also nicht einfach etwas mehr möglich machen als das, was sonst am Arbeitsmarkt üblich ist? Ein Personalrabatt kann nicht nur das persönliche Budget von Mitarbeitern spürbar entlasten. Er ist auch ein wirkungsvolles Anreiz- und Bindungsinstrument, das auf lange Sicht Freude bereitet, im Arbeitsalltag immer wieder wahrnehmbar bleibt und obendrein auch eine Außenwirkung entfalten kann. Mit modernen digitalen Lösungen lässt er sich heute einfach und unkompliziert und absolut rechtssicher für Unternehmen aller Größen vom Handwerksbetrieb bis zum Industriekonzern realisieren.
Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
Obstkorb und Freigetränke waren gestern. Heute legen Arbeitnehmer Wert auf Benefits, die einfach besser zu ihren jeweiligen Lebensumständen passen und ihre persönlichen Wünsche erfüllen. Sachbezüge wie der Personalrabatt bieten Ihnen ideale Möglichkeiten, den Einsatz und das Engagement von Mitarbeitern mit flexibel festlegbaren Maßnahmen individuell zu würdigen. Setzen Sie dazu die Benefits aus unserem Multi-Flex-Ben-Portal ein: wahlweise als regelmäßige Zusatzleistung, aktionsbasiert zur Incentivierung besonderer Leistungen und Lebensereignissen oder „einfach so“ als Motivationsspritze zwischendurch. Entdecken Sie auf unserem Portal auch Lösungen wie Jobticket, 10.000 Euro Bonus oder eine steuerfreie BKV, mit denen Sie Ihr Benefit-Angebot jederzeit flexibel verändern und weiter ausbauen können.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.