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Familienfreundlich und fair: ein Kita-Zuschuss vom Arbeitgeber
Ein Kita-Zuschuss vom Arbeitgeber kann ein wichtiges Kriterium bei der Jobsuche sein und sicher auch mitbestimmen, ob Mitarbeiter ihrem Unternehmen auch auf längere Sicht die Treue halten. Die Senkung der monatlichen Betreuungskosten für Krippe, Kita und Kindergarten signalisiert ihnen schließlich, dass ihr Arbeitgeber sozial und familienfreundlich eingestellt ist. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern mit diesem freiwilligen Benefit die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern, haben im Vergleich mit Wettbewerbern am Arbeitsmarkt eine bessere Position. Der Zuschuss kann damit ein gewichtiges Asset im Employer Branding sein.
Doch nicht nur für die Eltern unter den Beschäftigten, auch für junge Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die gerade erst beruflich durchstarten, kann ein Kita-Zuschuss als Benefit zusätzlich zum Gehalt den entscheidenden Ausschlag geben. Mit der Perspektive, die berufliche Karriere und auch die Familienplanung später einmal unter einen Hut zu bringen, fällt es ihnen leichter, sich für einen neuen Arbeitsplatz zu entscheiden und sich damit auch längerfristig im Unternehmen zu engagieren.
Der Kita-Zuschuss als Beitrag zu einer besseren Work-Life-Balance
Ein Kita-Zuschuss kann eine wirkungsvolle Maßnahme sein, um dem Fachkräftemangel am Arbeitsmarkt aktiv entgegenzuwirken. Arbeitgeber haben so die Chance, auf ein erweitertes Fachkräfte-Potenzial zurückzugreifen, indem sie mehr Frauen in Beschäftigung bringen und auch dort halten – zugunsten gleicher Job- und Entwicklungschancen und einer diversen Belegschaft.
Gerade berufstätige Mütter brauchen diese Art Unterstützung immer noch: Sie sind meist diejenigen, die den Beruf für die Familie und die Kinder zurückstellen – daran hat sich leider noch nicht viel geändert. Mit der Geburt eines Kindes scheiden sie dann längerfristig aus dem Arbeitsmarkt aus oder wechseln nach der Elternzeit oft auch in eine Halbtagsbeschäftigung. Die Aussicht auf eine finanzielle Entlastung für die Kinderbetreuung kann dazu beitragen, dass sowohl Väter und Mütter dauerhaft vollbeschäftigt bleiben können. Für Arbeitgeber hat es gleichzeitig den positiven Effekt, dass ihr bisheriges Investment in Aus- und Fortbildungen nicht mehr verloren geht und wichtiges fachliches Know-how auch jenseits der Elternzeit verfügbar bleibt.
Mit einem Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten können Mitarbeiter ihre Arbeit besser mit ihren familiären Verpflichtungen vereinbaren und mehr Freiraum und Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten gewinnen. Schließlich ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie auch eine wesentliche Grundvoraussetzung dafür, dass Arbeitnehmer kontinuierlich leistungsfähig und motiviert bleiben und sich positiv in ihrem Unternehmen einbringen können.
Ein Kita-Zuschuss vom Arbeitgeber ist steuerfrei
Für Arbeitgeber ein entscheidender Vorteil: Der Zuschuss zur Krippe oder zum Kindergarten kann als steuerfreie Leistung für beide Seiten gestaltet werden. Allerdings sind begleitende Aufzeichnungs- und Nachweispflichten genau zu beachten – sonst drohen möglicherweise Haftungsfallen. Beispielsweise ist eine jährliche Bestätigung der Zahlungen an den Kindergarten erforderlich, in dem das Kind betreut wird, um mögliche Sozialversicherungslücken und steuerliche Nachteile für die Arbeitnehmer auszuschließen.
Doch mithilfe der Digitalisierung lassen sich solche administrativen Nachteile gleich wieder in Vorteile verwandeln: Über eine moderne, cloudbasierte Plattformlösung, die professionelle Leistungsanbieter für Mitarbeiter-Benefits bereitstellen, lässt sich das Belegmanagement rund um den Benefit für Unternehmen deutlich vereinfachen und beschleunigen. Für die Personalabteilung bedeutet dies keinerlei Mehraufwand, denn vieles wird bereits automatisch über die Lösung gematcht und gemanagt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben dabei stets absolute Sicherheit, denn die erforderlichen gesetzlichen und steuerrechtlichen Dokumentationspflichten rund um den Kita-Zuschuss sind systemseitig bereits berücksichtigt und stets topaktuell gepflegt.
Voraussetzungen für den Kita-Zuschuss
Der Kita-Zuschuss kann nach § 3, 33 EStG (R 3.33/S 2342) als steuerfreie Arbeitgeberleistung gestaltet werden, solange die zu betreuenden Kinder noch nicht eingeschult und damit nicht schulpflichtig sind. Die Vorgabe: Sie sollten das sechste Lebensjahr noch nicht vollendet oder im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr erst nach dem 30. Juni vollendet haben. Es sei denn, sie wurden vorzeitig eingeschult oder haben im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr schon vor dem 1. Juli vollendet.
Voraussetzung ist außerdem, dass es sich bei dem Kita-Zuschuss um eine Leistung handelt, die „zusätzlich“ zum Gehalt und gänzlich sozial- und steuerversicherungsfrei erbracht wird. Sie kann also nicht als klassische Entgeltumwandlung erfolgen. Arbeitgeber profitieren ihrerseits jedoch von einer Senkung der Steuerlast, denn die Beiträge zur Betreuung sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Der Kita-Zuschuss selbst unterliegt keinen Obergrenzen. Der Arbeitgeber kann selbst festlegen, in welchem Umfang und in welchem Turnus er das entsprechende Budget verfügbar macht. Zu beachten ist, dass nur die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Kita-Betreuung steuerfrei gezahlt werden können. Die Zuschusshöhe sollte die tatsächlichen Kosten für die Betreuung also nicht überschreiten, denn dann wären sie sofort lohnsteuerpflichtig. Hier ein typischer Prozessablauf bei einer Portallösung:
- Der Arbeitgeber definiert initial ein Monats- oder Jahresbudget für die Kitazuschüsse.
- Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber monatliche Zahlungen an die Kita, den Kindergarten oder die Tagesmutter mindestens in Höhe des gewährten Zuschusses nachweisen.
- Er lässt sich einen Papierbeleg von der jeweilige Betreuungseinrichtung bestätigen und gegenzeichnen. Die Papierform ist die gegenwärtige Vorgabe der Finanzverwaltung. Dieser Beleg wird einfach per Foto oder Scan über eine App automatisch ins Portalsystem hochgeladen. Das ist wichtig, denn fehlende Bestätigungen der jeweiligen Betreuungseinrichtungen könnten dazu führen, dass der Anspruch des Arbeitnehmers in der gesetzlichen Sozialversicherung sonst fehlt.
- In einem vollautomatisierten Prozess werden ab jetzt alle Angaben überprüft und die entsprechenden Zuschüsse mit der nächsten Gehaltszahlung freigegeben.
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle Nachweise dem Lohnkonto zuzufügen und zusammen mit den Lohnunterlagen des jeweiligen Mitarbeiters aufzubewahren.
Mit dem Kita-Zuschuss berufstätige Eltern entlasten
Es spielt übrigens keine Rolle, ob die Unterbringung und Betreuung von Kindern in betrieblichen oder in außerbetrieblichen Kindergärten stattfindet. Barzuschüsse und Betriebskindergärten sind gleichermaßen begünstigt. Auch Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tages- oder Wochenmütter sowie Ganztagspflegestellen fallen unter diese Regelung – nur eben nicht eine Schulbetreuung der Kinder.
Das Plus im Haushaltsbudget erweitert das Betreuungsspektrum der Kinder für die Eltern enorm. Angesichts des akuten Mangels an Kita-Plätzen in Deutschland können sie aufatmen – und bei Bedarf auch etwas teurere und hochwertigere Alternativen in ihrer Wohn- oder Arbeitsumgebung für ihre Kinder in Betracht ziehen. Es entspannt ungemein, wenn sie wissen: Ihr Kind ist stets in professionellen Händen, während sie ihre Karriere ohne Einschränkung dank des Kita-Zuschusses weiter vorantreiben können. Und sie selbst müssen vielleicht auch nicht mehr wer-weiß-wohin fahren, um ihr Kind halbwegs angemessen unterbringen zu können.
Der Kita-Zuschuss in fünf überzeugenden Argumenten
- Ein Kita-Zuschuss lässt sich vom Arbeitgeber steuerfrei gestalten, sofern er für nicht-schulpflichtige Kinder bis sechs Jahre geplant ist. Über die betrieblichen Mehrausgaben kann das Unternehmen von einer Steuersenkung profitieren.
- Familien haben mit einer besseren finanziellen Ausstattung die Chance, hochwertige und leider oft auch teurere Kitas zu finden, die sich noch in der Nähe ihrer Wohnung oder ihres Arbeitsplatzes befinden.
- Mit einer deutlichen Entlastung des Familienbudgets gewinnen Mitarbeiter monatlich mehr Gestaltungsfreiraum, sehr zum Wohl ihrer Work-Life-Balance und der familiären Freizeitgestaltung mit ihren Kindern.
- Der Zuschuss ist auch ein effektives Mittel, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und mehr Frauen in eine dauerhafte Vollbeschäftigung zu bringen.
- Einrichtung, Management und Abwicklung solcher Gehaltszusatzleistung sind heute ohne nennenswerte Aufwände für die Personalabteilung möglich. Innovative Technologien und Portallösungen rund um Mitarbeiter-Benefits vereinfachen und automatisieren die Abwicklung der Belegprozesse und die Verrechnung mit Lohnkonten.
Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
Obstkorb und Freigetränke waren gestern. Heute legen Arbeitnehmer Wert auf Benefits, die einfach besser zu ihren jeweiligen Lebensumständen passen und ihre persönlichen Wünsche erfüllen. Unsere Lösungen bieten Ihnen ideale Möglichkeiten, den Einsatz und das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit flexibel festlegbaren Maßnahmen individuell zu würdigen. Setzen Sie dazu den Kita-Zuschuss und andere Benefits aus unserem Multi-Flex-Ben-Portal ein: wahlweise als regelmäßige Zusatzleistung, aktionsbasiert zur Incentivierung von besonderen Leistungen und Lebensereignissen oder „einfach so“ als Motivationsspritze zwischendurch. Entdecken Sie auf unserem Portal noch weitere familienfreundliche Lösungen wie die Erholungsbeihilfe, den Essens-Zuschuss und das Auto Abo. Damit können Sie Ihr Benefit-Angebot jederzeit flexibel verändern und weiter ausbauen.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.