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Arbeiten im Homeoffice:
Die Internetpauschale steuerfrei als Ausgleich
Bei der Internetpauschale als zeitgemäßem Benefit für Mitarbeiter müssen Unternehmen und ihre Personalabteilungen genau aufpassen. Diese steuerfreie Pauschale kann schnell einmal verwechselt werden mit ähnlichen Benefits wie dem Internetzuschuss, dem Mobilfunkzuschuss oder einem Elektronik-Leasing. Doch diese Mehrwertleistungen und Zuschüsse haben etwas andere Grundlagen als die Internetpauschale steuerfrei.
Die steuerfreie Internetpauschale nach § 40, 2, 5 EstG wurde bereits 2013 vom Gesetzgeber initiiert, um die Digitalisierung voranzutreiben und neben den Unternehmen auch die Arbeitnehmer in Deutschland kommunikationstechnisch besser zu stellen. Internet braucht und hat man inzwischen fast überall: am Arbeitsplatz, daheim, im Supermarkt und im Fitness-Center oder in Bussen und Bahnen. Über Endgeräte wie PCs, Tablets, Smartphones, ja sogar Smart Watches und Fitness-Tracker ist es nahezu rund um die Uhr und überall verfügbar.
Da es jedoch in Deutschland mit der Digitalisierung auf breiter Ebene in der Vergangenheit eher schlecht als recht vorangegangen ist, wäre die steuerfreie Internetpauschale fast wieder in Vergessenheit geraten – auch wegen der genannten anderen Alternativen. Doch mit der Corona-Pandemie und dem erforderlichen Rückzug ganzer Belegschaften ins Homeoffice gelang das Thema wieder auf die Agenda. Denn dauerhaftes Homeoffice und mobiles Arbeiten bedeuteten auch Mehrkosten bei der privaten Internetnutzung.
Dazu kommt nun noch der übergeordnete Megatrend zur „New Work“: zu einer modernen Arbeitswelt mit flexibleren Arbeitsmodellen und Arbeitsplätzen. Mit einem Verständnis von Arbeit, die sich eher an erzielten Ergebnissen und weniger an starren Arbeitszeiten orientiert und so auch mehr Eigenverantwortlichkeit bei der Arbeitsgestaltung ermöglicht. Und so haben Arbeitgeber und ihre Steuerberater die steuerfreie Internetpauschale erneut in den Fokus genommen, damit die technologische Seite inklusive der Internetnutzung für ihre Mitarbeiter nicht zur finanziellen Belastung wird.
Für Mitarbeiter im Homeoffice ist die Internetpauschale ein attraktiver Mehrwert
Viele Unternehmen haben erkannt, dass das Homeoffice-Modell als wesentliches Element von „New Work“ nicht nur ihren Beschäftigten, sondern auch ihnen selbst vielerlei Vorteile bieten kann. Ihre Mitarbeiter profitieren von einer besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, sei es dauerhaft oder nur hin und wieder. Sie müssen nicht mehr jeden Tag im Stau zur Arbeit pendeln und können in den eigenen vier Wänden vielleicht auch fokussierter arbeiten. Die Betriebe selbst profitieren davon, weil sie auch Arbeitskräfte unabhängig von deren Wohnort beschäftigen können, wenn eine regelmäßige Präsenz im Unternehmen nicht mehr erforderlich ist. Besonders für Dienstleistungsunternehmen und für die Verwaltungsbereiche in den Betrieben ergeben sich hier Vorteile: Mitarbeiter mit klassischen Office-Tätigkeiten können auch überregional beschäftigt werden.
Doch die Voraussetzung für diese Flexibilität sind digitale Tools, Videokonferenzen und cloudbasierte Plattformen, die alles bereitstellen für die virtuelle Zusammenarbeit mit anderen Kollegen. Und dies macht wiederum einen zuverlässigen und schnellen Internetzugang notwendig. Mit der monatlichen und steuerfreien Internetpauschale können Arbeitgeber aktiv dazu beitragen, dass ihr Personal jederzeit im Homeoffice online arbeiten kann und nicht mehr über die Kosten für die Internetnutzung nachdenken muss.
Die steuerfreie Internetpauschale zusammengefasst:
- Seit dem 1. Januar 2021 gibt es dafür sogar einen höheren Pauschalbetrag: Arbeitnehmer können von ihren Arbeitgebern pauschal bis zu 50 Euro im Monat für die Nutzung ihres Internetanschlusses bekommen. Die Internetpauschale erhalten sie als Barzuschuss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ steuerfrei über ihre Gehaltsabrechnung.
- Übers Jahr können so stattliche 600 Euro zusammenkommen – eine spürbare Verbesserung des Nettogehalts und ganz ohne Folgen für ihre eigenen Steuern und Sozialabgaben.
- Ob die Internetpauschale als Benefit dann tatsächlich jeden Monat mit dem Gehalt ausbezahlt wird oder mit einer kalenderjährlichen Sonderzahlung bis zur Jahresgrenze von 600 Euro beglichen wird, bleibt dem Unternehmen überlassen.
- Mit der Internetpauschale können sowohl die laufenden Kosten für den Internetprovider (Grundgebühr für den Anschluss, Flatrates) sowie die Einrichtung (Anschlusskosten, Router etc.) abgegolten werden.
- Bis zu dieser Höhe sind bei den Zuschüssen auch noch keine Rechnungsbelege für die tatsächlich anfallenden Kosten erforderlich. Auch der Nachweis einer „rein beruflichen“ Nutzung des privaten Internetanschlusses ist nicht erforderlich.
- Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber seinen Anspruch auf den Zuspruch lediglich jedes Jahr neu in entsprechender Höhe schriftlich versichern. Der Arbeitgeber muss seinerseits die schriftliche Erklärung als Beleg zum entsprechenden Lohnkonto aufbewahren.
- Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber die Beträge für die Internetpauschale mit 25 Prozent sozialabgabenfrei pauschal versteuern. Für ihn sind diese zusätzlichen Betriebsausgaben somit auch eine interessante Maßnahme zur Senkung von Steuern.
- Bei höheren Internetaufwänden, die ausgeglichen werden sollen, gilt neben der schriftlichen Versicherung der Internetpauschale dann auch eine Nachweispflicht durch Rechnungsbelege. Dazu müssen die entstehenden Aufwendungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten aufgezeichnet bzw. belegt werden.
6 Vorteile, die aus einem funktionierendem Internet resultieren
Mit der Digitalisierung haben sich für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer mehr Chancen eröffnet. Wir ziehen noch einmal Bilanz: sechs Vorteile, die von einem leistungsfähigen Internetanschluss abhängen.
- Weniger private Kosten: Mit der Internetpauschale können sich Arbeitnehmer eine schnellere und leistungsstärkere Internetverbindung inklusive Flatrates leisten. Das entlastet ihr Haushaltsbudget, während sie im Homeoffice oder mobil für ihr Unternehmen arbeiten.
- Stärkung des Employer Branding: Unternehmen, die Zusatzleistungen zum Gehalt wie die Internetpauschale steuerfrei anbieten, positionieren sich am Arbeitsmarkt als attraktive Arbeitgeber. Sowohl die Pauschale als auch die damit verbundene Option auf Homeoffice helfen ihnen, neue Talente anzuziehen und auch längerfristig zu binden.
- Remote Work als Option: Eine leistungsstarke Internetverbindung ist heute für viele Berufe einfach unerlässlich – das hat sich zuletzt erst während der Corona-Pandemie gezeigt. Erst dann ist es auch möglich, die erforderlichen digitalen Tools für die virtuelle Zusammenarbeit (E-Mail, Videokonferenz, Streaming, cloudbasierte Programme etc.) verlässlich einzusetzen.
- Weniger Kosten für die Infrastruktur: Während ihre Mitarbeiter immer öfter oder auch dauerhaft im Homeoffice arbeiten, können Arbeitgeber gleichzeitig auch ihre Infrastrukturkosten senken: beispielsweise bei den Büroräumen, in der Kantine, beim Fuhrpark und bei Parkplätzen.
- Bessere Work-Life-Balance: Eine zuverlässige Internetverbindung und die Option, zeitlich und räumlich flexibler zu arbeiten, ermöglicht Mitarbeitern, sich besser um ihre Familie zu kümmern und die Zeit anderweitig zu nutzen, die sie sonst für den Arbeitsweg brauchen.
- Umweltschutz: Je mehr Mitarbeiter bei besten technologischen Bedingungen im Homeoffice arbeiten können, desto weniger müssen sie auf dem Weg zur Arbeit und nach Hause im Stau stehen. Das reduziert nicht nur ihr eigenes Stresslevel, sondern auch die Umweltbelastung.
Die Internetpauschale steuerfrei als digitaler Benefit
Anbieter moderner All-in-One-Portale für Benefits wie die Internetpauschale können den Prozess der Zuschussbeantragung und der Verrechnung über die Lohnkonten der Mitarbeiter komplett automatisiert anbieten. Das Portal übernimmt auch die jährliche Erinnerungsfunktion und holt die neuerliche Bestätigung beim Mitarbeiter ein, die der Gesetzgeber zur einzigen Pflicht gemacht hat. Während also der Aufwand für die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung auf ein absolutes Minimum reduziert ist, können sich die Mitarbeiter auf einen nahezu kostenfreien Internetanschluss freuen.
Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
Obstkorb und Freigetränke waren gestern. Heute legen Arbeitnehmer Wert auf Benefits, die einfach besser zu ihren jeweiligen Lebensumständen passen und ihre persönlichen Wünsche erfüllen. Unsere Lösungen bieten Ihnen ideale Möglichkeiten, den Einsatz und das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit flexibel festlegbaren Maßnahmen individuell zu würdigen. Setzen Sie dazu die Internetpauschale und weitere Benefits aus unserem Multi-Flex-Ben-Portal ein: wahlweise als regelmäßige Zusatzleistung, aktionsbasiert zur Incentivierung von besonderen Leistungen und Lebensereignissen oder „einfach so“ als Motivationsspritze zwischendurch. Entdecken Sie auf unserem Portal auch alternative oder ergänzende Lösungen wie den Mobilfunkzuschuss oder ein Elektronik-Leasing. Damit können Sie Ihr Benefit-Angebot jederzeit flexibel verändern und weiter ausbauen.
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.