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Fahrtkostenzuschuss für Mitarbeiter
Mit einem Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber können Unternehmen für ihre Mitarbeiter eine finanzielle Entlastung möglich machen. Diese freiwillige Unterstützung ist vor allem für die Pendler in der Belegschaft ein sehr willkommener Mehrwert. Gleichzeitig wirkt der Fahrtkostenzuschuss sich positiv auf ihr Nettogehalt aus. Bei dem Fahrtkostenzuschuss handelt es sich tatsächlich um einen Zuschuss und nicht einfach um einen Teil des regulären Lohns, der lediglich als Zuschuss bezeichnet wird.
Auch für Unternehmen selbst bietet sich mit dieser freiwilligen Zugabe im harten Wettbewerb um Talente eine einmalige Chance zur Positionierung. Bewerber betrachten eine neue Arbeitsstelle dadurch im Vergleich mit anderen viel attraktiver. Denn die Kosten für die tägliche Fahrt in das Büro sind bereits gedeckt. Sofern der Fahrtkostenzuschuss ein fixer Bestandteil der unternehmerischen Mehrwertleistungen ist, ist dies ein klarer Vorteil. So lässt sich gezielt auf der Karriereseite des firmeneigenen Webauftritts und in den Stellenanzeigen um neue Arbeitskräfte werben. Für die Motivation und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz kann der Arbeitgeber mit einem Zuschuss für Fahrtkosten außerdem klar signalisieren, dass er an das Wohlergehen seiner Beschäftigten auch über die üblichen Standards hinausdenkt.
Diese Vorteile bietet ein Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber
In Zeiten, in denen die Fahrtpreise für das Tanken und den ÖPNV steigen, ist jede Möglichkeit, die Ausgaben in diesem Bereich zu optimieren, willkommen. Arbeitgeber können über einen Fahrtkostenzuschuss proaktiv mithelfen, dass Mitarbeiter die Fahrtkosten für den Arbeitsweg tragen können, ohne ihr Haushaltsbudget zu überlasten. Dies ist besonders attraktiv für diejenigen Mitarbeiter (und auch Bewerber), die weiter entfernt vom Unternehmensstandort wohnen und die überteuerten Mieten in den Großstädten vermeiden möchten, indem sie pendeln.
Auch diejenigen, die in einem Unternehmen als Teilzeitkräfte und Auszubildende beschäftigt sind, freuen sich garantiert über die Zugabe des Fahrtkostenzuschusses. Für sie wirkt sich der Zuschuss für Fahrtkosten spürbar wie eine kleine Nettogehaltserhöhung aus. Außerdem müssen Auszubildende bei einem Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Zuhause und Berufsschule ebenfalls keine Steuern bezahlen. Somit bleibt ihnen mehr Lohn übrig und häufig rechnet sich dies sogar noch besser für sie als eine reale Gehaltserhöhung. Auch Arbeitnehmer mit einem Minijob, die lediglich bis zu 520 Euro verdienen, können den Zuschuss für die Kosten einer Fahrt als Zuschlag beim Netto mitnehmen.
Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers als Benefit im Recruiting
Was Arbeitgeber, Arbeitnehmer und auch die potenziellen Bewerber bei einem Unternehmen wissen sollten: Der Fahrtkostenzuschuss ist immer eine freiwillige Leistung. Kein Unternehmen ist dazu verpflichtet und es gibt auch keinen gesetzlichen Anspruch darauf. Man kann ihn natürlich in einem Bewerbungsgespräch erfragen, nicht jedoch aktiv einfordern. Empfänger eines Zuschusses für Fahrtkosten können dann jedoch auch keine eigenen Fahrtkosten mehr steuerlich geltend machen. Dafür haben sie ja bereits einen Ausgleich vom Arbeitgeber erhalten.
Viele verwechseln deshalb den Fahrtkostenzuschuss häufig auch mit der so bezeichneten „Pendlerpauschale“. Das ist genau der Fall, wenn Arbeitnehmer ihrerseits für ihre Fahrtstrecke von und zur Arbeit die Entfernungspauschale in ihrer persönlichen Steuererklärung geltend machen. Auch die Kosten, die bei einer Dienstreise für Übernachtung, Verpflegung und gefahrene Kilometer anfallen, sind steuerlich betrachtet etwas anderes. In der Regel werden diese vom Arbeitgeber gegen Einreichung von Belegen erstattet.
Varianten des Fahrtkostenzuschusses
Für die Ansetzung des Arbeitgeber-Benefits für Fahrtkosten gibt es zwei Wege der Realisierung: entweder als Auszahlung zusammen mit dem Gehalt oder alternativ im steuerfreien Sachbezug über ein Jobticket bzw. über Tankgutscheine.
Variante 1: Als pauschal besteuerter Fahrtkostenzuschuss
Der Arbeitnehmer selbst hat für gewöhnlich keine steuerliche Last zu tragen, das übernimmt sein Arbeitgeber für ihn, indem er die Kosten für den Fahrtkostenzuschuss als Betriebsausgabe abführt. Dazu wird der Betrag pauschal mit 15 Prozent versteuert und gegebenenfalls noch die Kirchensteuer abgezogen.
Zusätzlich kann der hohe Teil der Versteuerung des Fahrtkostenzuschusses für Arbeitnehmer durch das Hinzufügen von Werbungskosten in die Rechnung verringert werden. Jährlich können auf diese Weise bis zu 4.500 Euro pauschal je Arbeitnehmer versteuert werden. Über diesem Jahresbetrag liegende Zuschüsse für Fahrtkosten werden regulär versteuert. Dabei kann die Berechnung kombiniert erfolgen: Zunächst wird die pauschal versteuerbare Summe veranschlagt. Dann wird der Restbetrag regulär versteuert – inklusive Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und eventuell der Kirchensteuer.
Variante 2: Fahrkostenzuschuss als Sachbezug und steuerfrei
Über ein Jobticket als Beitrag zu den ÖPNV-Fahrtkosten oder über einen Tankgutschein für die Autofahrer unter den Beschäftigten ist dieser Fahrtkostenzuschuss bis zu einer Freigrenze von 50 Euro monatlich sogar steuerfrei möglich. Das Jobticket und die Tankgutscheine gelten als Sachbezüge, die der Arbeitgeber als Alternative zu Geld anbietet. Bis zur Freigrenze von 50 Euro sind die Zuschüsse für Fahrtkosten steuer- und sozialabgabenfrei. Damit haben Arbeitnehmer keinerlei Abzüge von ihrem Bruttoeinkommen, während auch die Lohnkosten für den Arbeitgeber selbst nicht steigen. Bei regelmäßiger monatlicher Zuteilung erhält der Mitarbeiter so Sachleistungen im Gegenwert von 600 Euro im Jahr obendrauf.
Rechenbeispiel Fahrtkostenzuschuss
Sabine ist unverheiratet und kinderlos. Sie arbeitet als Zollsachbearbeiterin bei einer Spedition in Nürnberg und bezieht ein Gehalt von 3.200 Euro brutto. Ihr Arbeitgeber möchte ihr als Benefit einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, da sie von 30 Kilometer außerhalb mit ihrem Auto zur Arbeitsstätte kommt.
Für die Berechnung gehen wir von durchschnittlich 15 Arbeitstagen je Monat aus – das impliziert einen Abzug von Urlaubs-, Feiertags- und möglichen Krankheitstagen bei insgesamt 230 Arbeitstagen im Jahr. Die ersten 20 Kilometer der Entfernungspauschale werden pauschal mit 0,30 Euro/Kilometer angesetzt. Ab dem 21. Kilometer werden seit Kurzem 0,38 Euro/Kilometer statt bislang 0,35 Euro pauschal angesetzt, als vorgezogener Ausgleich dafür, dass die Benzinpreise zuletzt so stark gestiegen waren.
15 Arbeitstage/Monat x 20 km x 0,30 EUR = 90 Euro pauschal
15 Arbeitstage/Monat x 10 km x 0,38 EUR = 57 Euro pauschal
Gesamtsumme: 147 Euro pauschal.
Das sind jährlich 1,764 Euro als Zuschuss für Fahrtkosten – und damit ein Betrag noch unterhalb der gesetzlichen Grenze von 4.500 Euro. Darauf führt der Arbeitgeber nun die pauschale Lohnsteuer von 15 Prozent ab, der Arbeitnehmer bleibt steuerlich unbelastet.
Mit der pauschalen Besteuerung des Fahrtkostenzuschusses können sich Arbeitnehmer also über ein deutliches Plus beim Nettogehalt freuen. Weil der Betrag nicht zweckgebunden ist, steht es ihnen natürlich auch frei, ob sie dieses Plus dann tatsächlich für ihre Fahrtkosten einsetzen oder lieber andere notwendige Anschaffungen damit finanzieren. Da auch die Sozialabgaben für den Arbeitnehmer wegfallen, rechnet sich der Zuschuss oft günstiger als eine konkrete Gehaltserhöhung, um die individuellen Fahrtkosten finanziell aufzufangen. Er wird auch nicht einkalkuliert, wenn später tatsächlich Gehaltserhöhungen folgen. Sollten Arbeitnehmer jedoch umziehen und sich die Länge ihre Arbeitsweges dadurch verändern, müssen sie dies unbedingt melden, da sich dann eine neue – steuerwirksame – Kalkulation der Pauschale für Fahrtkosten ergibt.
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Das Multi-Flex-Ben-Portal von BONAGO: viel Flexibilität, noch mehr Optionen
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.