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Wissenswertes über Homeoffice
Der Begriff „Homeoffice“ oder auch „Telearbeit“ definiert sich durch das Arbeiten vom heimischen Arbeitsplatz, hierbei arbeiten die Mitarbeiter von zu Hause aus. Es wird zwischen der Teleheimarbeit, bei der Personen nur von zu Hause arbeiten, der alternierenden Telearbeit, bei der Personen sowohl zu Hause als auch in der Firma arbeiten und der mobilen Telearbeit unterschieden. Homeoffice umschreibt das Arbeiten an verschiedenen Orten und inkludiert meistens die Branchen Vertrieb, Kundenbetreuung und Berufsfelder mit hohem Reiseaufkommen.
Durch die derzeitige Covid-19 Lage stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, optimal auf Homeoffice umzusteigen und müssen sich spezifisch mit dem Thema auseinandersetzen.
Anwendbar ist Homeoffice in Unternehmen, welche für administrative oder Bürotätigkeiten zuständig sind und für Arbeiten, die ortsunabhängig durchgeführt werden können. Mitarbeiter, deren Arbeitstätigkeiten die Anwesenheit an einer Maschine, auf einer Pflegestation oder auf einer Baustelle fordern, müssen weiterhin an ihren Arbeitsplätzen präsent sein.
Gesetzliche Regelungen
Bei der Umstellung ins Homeoffice müssen die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, welche auch am betrieblichen Arbeitsplatz gelten. Es gelten die gleichen vertraglichen Arbeitszeiten, wie auch die vereinbarte Pausenregelung. Personen, die von zu Hause aus arbeiten, müssen außerhalb ihrer Arbeitszeiten nicht für den Arbeitgeber erreichbar sein. Den Mitarbeitern muss in ihrem Homeoffice jeweils eine Arbeitsfläche von 160 cm x 80 cm sowie ein ergonomischer Bürostuhl zur Verfügung stehen. Arbeitnehmer können entweder einen Firmen-Laptop oder einen privaten Rechner verwenden, um ihren Tätigkeiten nachzugehen, hierbei ist jedoch eine Abgrenzung zwischen privater und beruflicher Nutzung essenziell, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Wenn ein Mitarbeiter Homeoffice machen darf, muss dies in einer vom Arbeitsvertrag separaten Zusatzvereinbarung festgehalten werden, was dementsprechend mit einem organisatorischen Mehraufwand verbunden ist. Diese Zusatzvereinbarung inkludiert die Bestimmungen des „Arbeitszimmers“, welches der Mitarbeiter zu Hause einrichten muss, umfasst die Arbeitszeiten sowie die genaue Dokumentation der gestellten Arbeitsmittel. Arbeitgeber sind bei Nichterfüllen der Aufgaben oder bei nicht ausreichenden Arbeitsschutzbestimmungen befähigt, die Betriebsvereinbarung zum Homeoffice in der vertraglich festgehaltenen Frist zu widerrufen.
In der derzeitigen Covid-19 Lage wird Unternehmen geraten, auf Homeoffice umzustellen, allerdings sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, dieser Empfehlung zu folgen. Nur im Einvernehmen mit dem Unternehmen können Mitarbeiter von zu Hause arbeiten – sollte ein Mitarbeiter dies selbst beschließen, darf er gemahnt und in weiterer Folge sogar gekündigt werden. Es gibt keine Sonderregelungen für Mitarbeiter, die Kinder betreuen müssen oder Angst vor einer Ansteckung haben. Der Arbeitnehmer muss selbst eine Lösung für die Betreuung der Kinder oder die Vermeidung öffentlicher Verkehrsmittel finden.
Zahlen und Fakten rund um Homeoffice
Eine Studie des Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) hat gezeigt, dass von 1.000 befragten Angestellten, 58 Prozent bereit wären, während der derzeitig herrschenden Krise im Homeoffice zu arbeiten. 17,4 Prozent der Probanden sind noch unentschlossen, 10 Prozent sprechen sich ausdrücklich dagegen aus und 14,6 Prozent tendieren gegen Homeoffice. Die Grafik zeigt, dass mehr als die Hälfte der Befragten sich eine dementsprechende Lösung des Arbeitgebers erwarten. Aufgrund eines technischen Ressourcenmangels ist es einigen Unternehmen nicht möglich, auf Homeoffice umzustellen. Beträchtliche 45,7 Prozent der Befragten geben an, dass der jeweilige Arbeitgeber aus technischen Gründen nicht in der Lage ist, auf Homeoffice umzustellen.
Auswirkungen von Homeoffice auf die Psyche
Viele Unternehmen verbinden Homeoffice mit einer schlechteren Leistungseffizienz ihrer Mitarbeiter, aber Homeoffice kann sich ebenso positiv auf die Psyche und auf die Leistung der Angestellten auswirken. Eine Studie hat bewiesen, dass die Produktivität der Arbeitnehmer im Homeoffice bis zu 13 Prozent steigt. Durch dieses Arbeitsmodell wird die Flexibilität gefördert und die Mitarbeiter empfinden eine höhere Selbstbestimmung. Das Arbeiten von zu Hause aus spart den Mitarbeitern mehr Zeit, was dazu führt, dass Beruf und Familie leichter miteinander vereinbart werden können. Zudem sind mehr Arbeitnehmer gewillter, Überstunden zu machen.
Allerdings lassen sich nicht nur positive Auswirkungen erkennen, das Arbeitsmodell kann auch negative Effekte auf Mitarbeiter mit sich bringen. Einer dieser Effekte ist der Mangel an sozialen Kontakten, welcher sich auch negativ auf den Teamgeist auswirken kann. Einige Mitarbeiter können einen Mangel an Selbstdisziplin aufweisen, was ein ineffizienteres Arbeiten zur Folge haben kann. Hier können und müssen Arbeitgeber aktiv entgegenwirken, um die Motivation der Mitarbeiter zu fördern und die negativen Effekte zu minimieren. In dem später folgenden Absatz „Stärkung der Mitarbeitermotivation“ werden mögliche Gegenmaßnahmen detailliert erläutert.
Mitarbeiterbindung und Personalgewinnung
Der Arbeitsmarkt, die Motivation der Mitarbeiter und die Ansichten gegenüber dem Thema Work-Life Balance haben sich in den letzten Jahren verändert. Um als Unternehmen konkurrenzfähig zu bleiben, ist es essenziell, am Puls der Zeit zu interagieren, um die Belegschaft langfristig zu binden und neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Hierbei reichen Gehaltszuschüsse nicht mehr aus, da die Ansprüche der Arbeitnehmer an die Arbeitgeber steigen. Laut der ManpowerGroup Solutions Studie empfinden potentielle Arbeitnehmer die Arbeitszeitenflexibilität als einen der wichtigsten Punkte bei der Unternehmenswahl. Global betrachtet möchten rund 22 Prozent der Probanden Homeoffice in Vollzeit nutzen. Eine 2018 von der OIG durchgeführte Studie hat sich mit dem Arbeitsplatz der Zukunft auseinandergesetzt. Diese Studie zeigt, dass abgesehen vom Gehalt, die Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice die ersten Prioritäten bei der Berufswahl sind. Unternehmen müssen mit dem Trend gehen und ihren Mitarbeitern mehr bieten als das klassische „9 to 5“ Arbeitsmodell, um sie langfristig zu binden. Durch die derzeitige Situation werden sich die Ansprüche der Arbeitnehmer an die Unternehmen weiter wandeln und die Durchsetzung des Arbeitsmodells Homeoffice eventuell langfristig festigen.
Online Tools für Unternehmen
Eine der Herausforderungen im Homeoffice ist die stabile interne Kommunikation. Es gibt einige hilfreiche Online Tools, welche dazu beitragen, die Organisation und Kommunikation innerhalb der Unternehmen weiter aufrechtzuerhalten.
Stärkung der Mitarbeitermotivation
Die Beschränkungen in der derzeitigen Krise wirken sich auch negativ auf die soziale Interaktion der Angestellten aus. Um eine positive Atmosphäre für Mitarbeiter zu schaffen, ist es wichtig, weiterhin viel zu kommunizieren und virtuell im Austausch zu bleiben. Vorab sollten alle Erwartungen ans Homeoffice geklärt werden. Darunter fällt die Erreichbarkeit, Stundenanzahl, die Umsetzbarkeit der Aufgaben, et cetera. Routine-Treffen wie After Work Drinks sollten weiterhin stattfinden und in die virtuelle Welt verschoben werden. Mit Hilfe der App „House Party“, welche wie Skype genutzt werden kann, ist dies möglich. Da auch der tägliche Weg in und von der Arbeit wegfällt, sollten Unternehmen die Gesundheit und Bewegung mithilfe eines täglichen gemeinsamen Workouts fördern.
Auch gemeinsame Mittagspausen können die Interaktion zwischen Kollegen fördern und von der aktuellen Situation ablenken. Da vor allem bei großen Unternehmen nicht jeder jeden kennt, bietet das Tool „Slack“ die ideale Möglichkeit, um Mitarbeiter mehr miteinander zu verknüpfen. Die sogenannte „Donut“ Funktion wählt jede Woche zwei Mitarbeiter per Zufall aus, damit sie ihre Mittagspause zusammen verbringen. Dies kann in der derzeitigen Situation auch virtuell via „Skype“ oder dem Tool „Microsoft Teams“ stattfinden und fördert den Zusammenhalt im Unternehmen. Eine gewisse Routine und Termine sollten vereinbart werden, um eine Tagesstruktur zu etablieren, denn das Ziel ist es, auch im Homeoffice produktiv und effizient zu arbeiten.
Sich auf die neue Normalität einzustellen, ist nicht für jeden Mitarbeiter einfach. Die Kommunikation findet überwiegend online statt und soziale Kontakte fehlen. Vor allem in Krisenzeiten, bei denen sich Kollegen und Vorgesetzte kaum sehen, ist es wichtig seine Mitarbeiter anzuerkennen, um diese auch im Home Office zu motivieren. Social Recognition Programme wie encore, sind die Lösung, seine Mitarbeiter zu wertschätzen, zu belohnen und anzuerkennen. Die digitale Plattform encore von BONAGO bietet standortunabhängig einen Platz für Lob und Resonanz zwischen Kollegen, Abteilungen und Vorgesetzten.
Quellen:
Bundesverband Digitale Wirtschaft
IHK München
Manpower Group
IDG Research Services, Studien 2018
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AutorIn:
Anna Becker
Anna Becker ist Treiber der Innovation im HR Bereich von BONAGO – seit ihrem Einstieg ist sie dafür bekannt, die neuesten Entwicklungen im Personalbereich vorzustellen und zu etablieren. Mittlerweile gilt sie als Expertin für Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterbelohnung und Social Recognition. Anna Beckers favorisierte Maßnahme zur Mitarbeiterbindung ist die MitarbeiterCARD, weshalb sie ihre neuen Erkenntnisse und Ideen zur Verbesserung stets an die Kollegen weitergibt. Ihr Wissen verbreitet sie nicht nur auf dem BONAGO-Blog, Events wie die Zukunft Personal und Business Netzwerke sind ihre zweite Heimat.