Prämienprogramm für mehr Entlastung im Fuhrparkmanagement

Verhaltensänderungen reduzieren Kosten

Gerade Fahrzeugflotten, die von wechselnden Fahrern zu diversen Zwecken mit unterschiedlicher Intensität genutzt werden, stellen eine große Herausforderung dar. Beispiele für solche Nutzungssituationen sind Fahrzeugpools im Pflegedienst oder bei Handwerksbetrieben. Hier schwankt die Belastung für die Fahrzeuge und führt im Zweifel zu ungeplanten Abnutzungseffekten und Gebrauchsspuren. Der Fuhrparkverantwortliche ist ausgelastet mit dem Schadenmanagement, also der laufenden Kontrolle und Erfassung dieser Spuren und Steuerung der Instandsetzung. Bei langfristigen Ausfällen ist zusätzlich die Beschaffung eines Ersatzfahrzeugs notwendig. Sind diese Leistungen nicht Teil des Servicesvertrags mit dem Leasing- oder Fuhrparkmanagementunternehmen, so sind Zusatzkosten vorprogrammiert. Ohne eine Verhaltensänderung und Sensibilisierung der Fahrer, ist keine Veränderung der Kostensituation zu erwarten. Es gilt also passende Anreize zu finden, welche selbst nicht zu kostenintensiv und gleichzeitig relevant für die Fahrer sind. Außerdem sollten diese ressourcenschonend und ohne administrativen Zusatzaufwand genutzt werden können.  „Die Praxis zeigt, dass der Einsatz von Prämien maßgeblich zu einer Verhaltensänderung beitragen kann. Auch die Nachhaltigkeit des Effekts, besonders bei leistungsbezogenen Incentives, ist oft größer ist – besonders im Vergleich zu einer reinen Gehaltserhöhung ohne konkreten Bezug“, so Mark Gregg, Belohnungsexperte und Vice President der Incentive Marketing Association Europe.

Der Fokus der Verhaltensänderungen sollte daher direkt auf die Hauptkostenfaktoren im Fuhrpark bzw. Flottenmanagement gerichtet werden: Kraftstoffmanagement, Fahrzeugwartung/-instandsetzung, Reifenersatz. Für eine langfristige Wirkung bei den Fahrern darf nicht das schlechte Verhalten bestraft, sondern muss das positive Verhalten belohnt werden. Diese Art der Belohnung im Sinne von Prämien auszuloben ist ein wirkungsvolles Instrument, scheitert aber in vielen Unternehmen an dem Zusatzaufwand für den Fuhrparkmanager (Lagerverwaltung, Einkauf, Serviceanfragen, …).

Belohnung in der Praxis des Flottenmanagements – ein Fallbeispiel

Das Beispiel eines deutschlandweit agierenden Sicherheitsdienstes zeigt, wie man mit wenig Aufwand große Effekte im Bereich des Fuhrparkmanagements erreichen kann. Das Unternehmen besteht seit über 80 Jahren, ist Spezialist auf dem Gebiet der personellen und technischen Sicherheit und agiert dafür aus mehreren Standorten innerhalb Deutschlands heraus. Mit eigenem Fuhrpark schaffen über 350 Mitarbeiter ein Leistungsportfolio von Objekt- & Werkschutz über Veranstaltungsservice bis hin zu Alarmüberwachung und Serviceleitstelle.

Die Aufgabenstellungen für die Verantwortlichen im Fuhrparkmanagement drehen sich vor allem um die Senkung der Treibstoffkosten durch effizientes Fahren sowie Reduktion kleinerer und mittlerer Fahrzeugschäden. Davon ist ein Fuhrpark von rund 100 Fahrzeugen betroffen. Hinzu kommt die Einhaltung der Richtlinien für alle Fahrer, wie Unfallhäufigkeit und Tempolimits, bei gleichzeitiger Erhaltung der Dienstleistungsqualität sowie Kundenzufriedenheit. Positives Verhalten der Fahrer sollte daher künftig stärker belohnt werden. In einem ersten Schritt wurden daher interne Möglichkeiten geprüft – diese wurden allerdings alle zurückgestellt, da sie mit erhöhtem Aufwand für Fuhrparkmanagement und Personalabteilung verbunden gewesen wären. Daher ging man im nächsten Schritt zur Recherche externer Lösungen über. Dabei sollte das System möglichst schnell eingeführt und gleichzeitig einfach zur Belohnung der Mitarbeiter eingesetzt werden können. Weitere Anforderungen waren: mobile und Online-Verfügbarkeit sowie eine hohe Flexibilität bei der Prämienauswahl. Nach dem Recherche- und Auswahlprozess entschied sich das Sicherheitsunternehmen für die Einführung einer sogenannten MitarbeiterCard.

Durch Steuervorteile kommt mehr beim Mitarbeiter an

Vor der Einführung wurde im Dialog zwischen Geschäftsführung und Vertretern der Mitarbeiter ein Belohnungskatalog aufgesetzt. Dort enthalten waren zum einen die genannten Verhaltensthemen bzw. deren Belohnung – zum Beispiel eine Monatsprämie in Höhe von 20 EUR, wenn der Fahrer treibstoffsparend unterwegs war. Die MitarbeiterCard wurde sehr gut von den Mitarbeitern angenommen und es sind positive Verhaltensänderungen im Hinblick auf unfallfreies/umsichtiges Fahren, spritsparendes Verhalten am Steuer uvm. zu erkennen. Das Prämienprogramm wurde daher schnell erweitert. So gibt es heute auch neue Prämienanlässe wie zum Beispiel bei Unternehmenseinstieg oder zum Geburtstag. Beträge bis 44 EUR (der steuerfreie Sachbezug wird ab dem 01.01.2022 auf 50 Euro pro Monat erhöht) pro Monat sind hier sogar steuerfrei für Arbeitgeber und Arbeitnehmern – und bei persönlichen Anlässen sogar bis 60 EUR. Für die Nutzung des Prämienprogramms übermittelt der Fuhrparkmanager bzw. ein Vertreter der Personalabteilung monatlich lediglich die Beträge, welche die einzelnen Mitarbeiter auf ihre Firmen-MitarbeiterCard erhalten sollen, an den Dienstleister BONAGO. Dieser kümmert sich dann um die Aufladung der Karten und die Betreuung des Einlöseportals mit über 250 Partnern. Die Auswahl für die Mitarbeiter reicht dabei von A wie Amazon über M wie Media Markt bis hin zu Z wie Zalando – von Reisen über Mode und Möbel bis hin zu Unterhaltung und Elektronik ist für jeden etwas dabei. Und gibt es Fragen der Mitarbeiter zur Einlösung o.ä. so steht hier ebenfalls der Kundenservice von BONAGO mit Rat und Tat zur Seite. Damit entsteht kein administrativer Zusatzaufwand im Arbeitsalltag für das Sicherheitsunternehmen und schafft sogar Freiräume durch eingesparte Kosten und weniger zeitliche Bindung für das Management von Instandsetzungen usw. Im Ergebnis also die Chance, sich voll auf das Meistern anderer Herausforderungen zu konzentrieren.